○坂戸、鶴ヶ島下水道組合公文例規程
昭和54年3月20日
訓令第1号
(目的)
第1条 この訓令は、公文書について必要な事項を定めることを目的とする。
(公文書の定義)
第2条 この訓令において「公文書」とは、次の各号に掲げるもののほか、職員がその職務権限に基づいて作成する文書及び図画をいう。
(1) 法規文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条及び第16条の規定に基づき、組合議会の議決を経て制定し、管理者が公布するもの
イ 規則 地方自治法第15条及び第16条の規定に基づき、管理者が制定し、公布するもの
(2) 議案書及び専決処分書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 議案 管理者が、組合議会の議決を経なければならない事件(条例の制定及び改廃を除く。)について、組合議会の審議を求めるために提出するもの
イ 専決処分 地方自治法第179条第1項の規定に基づき管理者が組合議会に代わってその議決すべき事件(条例の制定及び改廃を除く。)を処分するもの
(3) 令達文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 訓令 所属機関又は職員に対し、権限の行使について指揮するために発する命令で基本的事項を内容とするもの
イ 通達 所属機関又は職員に対し、職務執行上の細目的事項について指示し、又は命令するもの
ウ 指令 個人、団体若しくは下級機関等からの申請、出願その他の要求に基づいて許可、認可、不許可等の処分をなし、又は指示するもの及び職権で、これらの者に対し、特定の事項を命令し、禁止し、若しくは指示し、又は既に与えた許可、認可等の処分を取り消すもの
(4) 争訟文書 補正命令書、弁明書等提出要求書、弁明書、反論書、裁決書、決定書等の行政不服審査法(昭和37年法律第160号)又はこれを準用する他の法令の規定に基づき作成する文書及び訴状・準備書面等の訴訟に関する書面
(5) 告示文書 法令、条例等の規定又は職権に基づいて処分し、又は決定した事項その他一定の事項を広く一般の住民に公示するために作成する文書
(6) 契約文書 売買、交換、使用貸借、賃貸借、請負、委任その他契約に係る契約書、協定書、覚書、請書、委任状その他これらに類するもの
(7) 普通文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 照会 職務を執行するため、行政機関、個人又は団体に対して問い合わせるもの
イ 回答 照会又は依頼に対し、答えるもの
ウ 諮問 所轄の機関に対し、所定の事項について意見を求めるもの
エ 答申 諮問を受けた機関が、その諮問に対して意見を述べるもの
オ 申請又は願 所管の機関に対し、許可、認可等の処分その他一定の行為を求めるもの
カ 進達 経由すべきものとされている申請書、願書、報告書その他の書類を上級機関に取り次ぐもの
キ 通知又は通報 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの
ク 報告 上級機関又は委任者に対し、一定の事実、経過等を知らせるもの
ケ 依頼 行政機関・個人又は団体に対し、一定の事項を頼むもの
コ 協議 行政機関・個人又は団体に対し、一定の事項について相談するもの
サ 届出 一定の事項を行政機関に届け出るもの
シ 勧告 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項を申し出てある処置を勧め、又は促すもの
ス その他 請求し、督促し、又は建議するもの
(8) 賞状、表彰状、感謝状、証明書その他前各号に掲げる文書以外のもの
(用字、用語及び文体)
第3条 公文書に用いる漢字、仮名遣い及び送り仮名については、それぞれ常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代かなづかい(昭和21年内閣告示第33号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によるものとする。
2 公文書の用語については、おおむね次の基準による。
(1) 特殊な言葉を用いたり、堅苦しい言葉を用いることをやめて、日常一般に使われている易しい言葉を用いること。
(2) 名あて人に付ける敬称は、原則として「様」を用いること。
(3) 使い方の古い言葉を使わず、日常使い慣れている言葉を用いること。
(4) 言いにくい言葉を使わず、口調のよい言葉を用いること。
(5) 音読する言葉は、なるべく避け、耳で聞いて意味のすぐ分かる言葉を用いること。
(6) 音読する言葉で、意味の二様にとれるものは、なるべく避けること。
3 公文書の文体については、おおむね次の基準による。
(1) 文体は、原則として「である」体を用い、普通文書、賞状、表彰状、感謝状等には、なるべく「ます」体を用いること。
(2) 文語脈の表現は、なるべくやめて、平明なものとすること。
(3) 文章は、なるべく区切って短くすること。
(4) 文の飾り、あいまいな言葉、まわりくどい表現は、なるべくやめて、簡潔な、論理的な文章とすること。
(5) 内容に応じ、なるべく箇条書の方法を取り入れ、一読して理解し易い文章とすること。
(左横書きの原則)
第4条 公文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについて作成する公文書については、この限りでない。
(1) 条例、規則、訓令及び告示(様式の部分を除く。)
(2) 法令の規定により縦書きと定められたもの
(3) その他特に縦書きが適当と認められるもの
(形式)
第5条 公文書の形式については、おおむね別記の基準による。
附則
この訓令は、昭和54年4月1日から施行する。
附則(昭和56年訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和元年訓令第2号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
