○坂戸、鶴ヶ島下水道組合の保有する個人情報の適切な管理のための措置に関する規程
令和5年3月29日
訓令第1号
(趣旨)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第66条第1項に規定する保有個人情報の安全管理のために必要な措置について定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程における用語の意義は、個人情報保護法及び坂戸、鶴ヶ島下水道組合個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年坂戸、鶴ヶ島下水道組合条例第1号)において使用する用語の例による。
2 統括最高責任者は、事務局長をもって充てる。
2 統括保護管理者は、坂戸、鶴ヶ島下水道組合の事務組織に関する規則(昭和62年坂戸、鶴ヶ島下水道組合規則第1号。以下「事務組織に関する規則)という。)に規定する参与、水処理センター所長、次長及び副参与のうち、あらかじめ事務局長からその掌理する事務の分担が定められている者をもって充てる。
(個人情報保護管理者)
第5条 課における保有個人情報の管理に関する事務を統括する者として、個人情報保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、事務組織に関する規則に規定する課長をもって充てる。
(監査責任者)
第6条 保有個人情報の管理の状況について監査する者として、監査責任者を置く。
2 監査責任者は、総務課長をもって充てる。
(教育研修)
第7条 統括保護管理者又は保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報の適正な取扱いについて理解を深め、保有個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
2 統括保護管理者又は保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のため、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
3 統括保護管理者又は保護管理者は、職員に対し、保有個人情報の適切な管理のため、教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
(職員の責務)
第8条 職員は、個人情報保護法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規定等の定め並びに総括保護管理者及び保護管理者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
(アクセス制限)
第9条 保護管理者は、匿名化の程度等の個人識別の容易性、要配慮個人情報の有無、漏えい等が発生した場合に生じ得る被害の性質及び程度等を考慮して判断する保有個人情報の秘匿性等の内容(以下「保有個人情報の秘匿性等の内容」という。)に応じて、当該保有個人情報にアクセス(情報に接する行為をいう。以下この条において同じ。)をする権限(以下この条において「アクセス権限」という。)を有する職員の範囲及び権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限定するものとする。
2 アクセス制限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスをしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならず、アクセスを必要最小限としなければならない。
(複製等の制限)
第10条 保護管理者は、職員が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該保有個人情報の秘匿性等の内容に応じて、当該行為を行う筝ができる場合を必要最小限に限定して行わせるものとする。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為として保護管理者が定めるもの
2 職員は、前項に規定する行為を行うときは保護管理者の指示に従い行うものとする。
(誤り等の訂正等)
第11条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
(媒体の管理)
第12条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認められるときは、当該媒体の耐火金庫への保管、保管場所への施錠等の保有個人情報の漏えい等を防止するための措置を講ずるものとする。
2 職員は、保有個人情報が記録されている媒体を外部へ送付し、又は持ち出すときは、原則として、パスワード等を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
(誤交付等の防止)
第13条 職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤交付、ウェブサイト等への誤掲載等を防止するため、個別の事務又は事業いおいて取り扱う保有個人情報の秘匿性等の内容に応じ、複数の職員による確認、チェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第14条 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末機器及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者に指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該保有個人情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
2 職員は、保有個人情報の消去又は保有個人情報が記録されている媒体の廃棄の委託(再委託を含む。)をする場合には、必要に応じて職員が消去及び廃棄に立ち会い、又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類の受け取ること等により、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認するものとする。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第15条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等の内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報の利用、保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(情報システムにおける安全の確保等)
第16条 保護管理者は、情報システムにおいて保有個人情報を取り扱う場合は、管理者が別に定めるところにより、情報システムへの安全管理を講ずるものとする。
(保有個人情報の提供)
第17条 管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規程により行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定により、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面を取り交わすものとする。
2 管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規程により行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定により安全確保の措置を要求するものとする。
3 管理者は個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規程により行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行うことにより当該措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
4 管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号の規定により他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、個人情報保護法第70条の規定により前3項に規定する措置を講ずるものとする。
(業務の委託等)
第18条 管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう必要な措置を講ずるものとする。
2 管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、個人情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第3号に規定する子会社をいう。)である場合を含む。以下この号及び第6項において同じ。)の制限、事前承認等の再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項
3 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
4 管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等の内容及びその量等に応じて、委託先における責任者及び業務従事者の作業の管理体制及び実施体制並びに個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上確認しなければならない。この場合において、特に必要があると認めるときは、実地検査により確認を行うものとする。
6 管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等保有個人情報の取扱いに関する事項を明記するものとする。
7 管理者は、保有個人情報を提供し、又は保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等の内容等を考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部若しくは一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
(事案の報告及び対応)
第19条 保有個人情報の漏えい等の事案の発生又は兆候、職員が取扱規程等に違反している事実又は兆候その他の安全管理の上で問題となる事案の発生又は発生のおそれを認識した職員は、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告するものとする。この場合において、情報漏えい等が情報セキュリティに関するものであるときは、保護管理者は、別に定める情報セキュリティ統括管理者に報告するものとする。
2 保護管理者は、被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし、外部からの不正アクセス又は不正プログラムの感染が疑われる当該端末等の端末ネットワーク遮断スクリプトの実行等によるネットワークからの遮断等の被害の拡大の防止のために直ちに行い得る措置については、直ちに講ずるものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告するものとする。ただし、保護管理者が特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等を報告するものとする。
4 総括保護管理者は、前項の規定による報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を統括最高責任者に速やかに報告するものとする。
5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(法に基づく報告及び通知等)
第20条 管理者は、漏えい等が生じた場合であって、個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要するときには、前条で定める事項と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力するものとする。
(公表等)
第21条 管理者は、個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への対応等の措置を講ずるものとする。
2 管理者は、公表を行う事案にあっては、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに個人情報保護委員会の事務局に情報提供を行うものとする。
3 管理者は、公表を行う漏えい等が発生したとき、個人情報保護に係る内部規程に対する違反があったとき、委託先において個人情報の適切な管理に関する契約条項等に対する違反があったとき等の市民の不安を招きかねない事案にあっては、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに個人情報保護委員会の事務局に情報提供を行うものとする。
(監査)
第22条 監査責任者は、保有個人情報の管理の状況について、定期に及び必要に応じ随時に監査を実施し、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(点検)
第23条 保護管理者は、課における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期及び必要に応じて随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第24条 総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
(委任)
第25条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、管理者が別に定める。
附則
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。