○坂戸、鶴ヶ島下水道組合文書規程

平成14年5月1日

訓令第2号

目次

第1章 総則(第1条―第8条)

第2章 文書の受付及び配布(第9条・第10条)

第3章 文書の処理(第11条―第25条)

第4章 文書の施行(第26条―第33条)

第5章 文書の管理(第34条―第48条)

第6章 補則(第49条・第50条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、別に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な基本的事項を定めるものとする。

(用語の意義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(2) 主務課 当該文書に係る事案を所掌する課をいう。

(3) 主務課長 主務課の長をいう。

(4) 文書 職務上収受した文書又は作成した全ての文書(電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ)を含む。)をいう。

(5) 親展文書 「親展」若しくは「秘」の表示のある文書又はこれらに準じると認められる文書をいう。

(6) 起案文書 起案した文書で決裁前の文書をいう。

(7) 未完結文書 供覧によって完結する文書で供覧が終わらないもの、施行を要する文書で施行が終わらないもの及び施行を要しない文書で決裁が終わらないものをいう。

(8) 完結文書 供覧によって完結する文書で供覧が終わったもの、施行を要する文書で施行が終わったもの及び施行を要しない文書で決裁が終わったものをいう。

(9) 保管 主務課の事務室内に収納しておくことをいう。

(10) 保存 主務課の事務室以外の場所に収納しておくことをいう。

(11) 移替え 年度終了後に現年度文書をファイリングキャビネット(以下「キャビネット」という。)の現年度の引出しから前年度の引出しに移すことをいう。

(12) 引継ぎ 文書を保管から保存へ移すことをいう。

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は、全て正確かつ迅速ていねいに取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務能率の向上に役立つように適切に管理しなければならない。

2 文書は、組合が保有する情報の公開に伴い、市民の利用に役立つように適切に管理しなければならない。

3 文書は、個人情報の保護に留意して適切に管理しなければならない。

4 文書は、学術、文化等の調査研究のための資料として、将来役立つように適切に管理しなければならない。

5 文書は、決裁者、発信者、又は受信者の立場になって、正確、簡潔、平易、明瞭を基本として作成しなければならない。

(文書処理の年度)

第4条 文書処理の年度は、特別の定めがある場合を除き、会計年度による。

(総務課長の職責)

第5条 総務課長は、組合における文書の取扱いに関し必要な調査を行い、並びに指導及び改善に努めなければならない。

(主務課長の職責)

第6条 主務課長は、常に当該課における文書の適性かつ円滑な取扱いに留意し、その促進に努めなければならない。

2 主務課長は、当該課における文書の紛失及び盗難又は情報の漏えいを防止するため、必要な措置を講じるとともに、職員の意識を啓発に努めなければならない。

(文書取扱主任)

第7条 課に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、原則として課の庶務を担当する係長の職にある者をもって充てる。

3 前項に掲げる者が欠けたときは、主務課長が指定する者をもって、これに充てる。

4 文書取扱主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。

(1) 文書及び物品(小包便及び貨物便によるものをいう。以下同じ。)の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 起案文書の審査に関すること。

(3) 文書の整理並びに保管及び保存に関すること。

(4) 文書の編さん及び引継ぎに関すること。

(5) 文書処理の進行管理に関すること。

(6) 文書取扱いの指導及び改善に関すること。

(7) 総務課との連絡に関すること。

(文書取扱主任会議)

第8条 総務課長は、文書事務の適正を確保するため必要があると認めるときは、文書取扱主任会議を招集し、文書事務に係る連絡調整を図ることができる。

第2章 文書の受付及び配布

(総務課における受付及び配布)

第9条 総務課に到着した文書の受付及び配布は、次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 文書(次号に規定する文書を除く。)及び物品は、配布先が明らかでないものを除き、原則として開封しないで主務課に配布する。

(2) 書留郵便物(金券、現金及び有価証券等を含む。以下同じ。)は、開かず、書留郵便物収受簿(様式第1号)に所要事項を記入し、主務課に配布する。

(3) ファクシミリで受信した文書は、主務課に配布する。

2 2以上の課に関係のある文書は、その関係の最も深い課に配布するものとし、配布すべき課が明らかでないときは、総務課長が配布すべき課を定めるものとする。

3 郵便料金の未払又は不足の文書があるときは、総務課長が適当と認めるときに限り、その未払又は不足の料金を支払って受け付けるものとする。

4 訴訟、訴願、異議申立てその他到着の日時が権利の得喪又は変更に関係する文書は、第1項に規定する手続のほか、当該文書の封筒の余白に受付時間を記入しておくものとする。

(電子文書の受信等)

第10条 電子文書は、電気通信回線を利用して受信することができる。ただし、電子文書が当該電子文書を送信した者の作成によるものであること、又は内容の改変が行われていないことの確認を要する場合は、法令等の規定に基づき電気通信回線を利用して受信しているときを除き、主務課長は、総務課長と協議し、承認を得なければならない。

2 総務課において受信した電子文書は、主務課が明らかなときは直ちに転送し、主務課が明らかでないときは、総務課長が転送すべき課を定めるものとする。

3 主務課において直接又は転送にて受信した電子文書は、その内容を速やかに出力し、紙に記録しなければならない。ただし、受信した電子文書の内容が軽易であると主務課長が認めるときは、この限りでない。

4 前項本文の規定により電子文書の内容が記録された紙は、到達した文書とみなし、次条の規定により処理を行うものとする。

5 主務課長は、第3項本文の規定にかかわらず、事務の遂行上電子文書の内容を出力し、紙に記録することが適当でないと認めるときは、総務課長と協議の上、他の方法によることができる。

第3章 文書の処理

(主務課における収受)

第11条 主務課に配布され、又は直接到着した文書若しくは物品の収受は、次に定めるところにより文書取扱主任が行うものとする。

(1) 文書(親展文書を除く。)は、即日開封し、直ちに文書収発台帳(様式第2号)に所要の事項を記入するとともに、当該文書の余白(現金、有価証券等の場合は封筒)に収受印(様式第3号)を押し、文書収発台帳に基づく番号を記入するものとする。ただし、刊行物、ポスター等であらかじめ主務課長が指定したものは、その処理の全部又は一部を省略することができる。

(2) 親展文書は、開封しないで、封筒に収受印を押し、直接名あて人に配布するものとする。この場合において、文書収発台帳への記入は要しないものとする。

(3) 前号の規定は、物品の収受について準用する。

(4) ファクシミリで受信し配布された文書については、親展文書以外の文書と同様に処理するものとする。主務課で直接受信した場合においても、同様とする。

2 番号は、暦年による通し番号を付するものとする。

(文書の転送及び返付)

第12条 配布を受けた文書の中に、主務課の所管に属さない文書がある場合の文書の転送及び返付は、次に定めるところによる。

(1) 主務課が明らかな文書(書留郵便物を除く。)は、直ちに当該課に転送するものとする。

(2) 主務課が明らかでない文書及び書留郵便物は、直ちに総務課へ返付するものとする。

(管理者等あての親展文書の処理)

第13条 管理者、局の長(以下「局長」という。)あての親展文書は、管理者、又は局長が自ら処理する場合を除き、総務課において取り扱うものとする。

(供覧)

第14条 収受した文書のうち起案を必要とせず、単に供覧によって完結する文書は、関係者に供覧するものとする。

2 起案を着手する前に供覧する必要のある文書は、あらかじめ関係者に供覧し、主務課長の指示を受け、これに基づき処理しなければならない。

(起案)

第15条 起案は、起案用紙(様式第4号)を用いて行うものとする。ただし、必要に応じて当該起案用紙に替えて、パーソナルコンピュータ等で作成した文書を用いることができる。

2 前項の規定にかかわらず、照会等に係る回答の起案については、当該文書の余白又は添付の回答用紙により処理することができる。

(起案の特例)

第16条 前条の規定にかかわらず、電子メールで受信した問い合わせ、照会等のうち、窓口又は電話での問い合わせと同程度の内容のものについては、受信した職員の判断により即時に回答することができるものとする。ただし、重要又は異例と認めるものについては、この限りでない。

2 前項本文の規定により電子メールを処理したときは、担当した職員は、送受信した記録を紙に出力し、速やかに主務課長に報告しなければならない。

(起案に当たっての注意事項)

第17条 収受した文書に基づき、又は上司の指示に基づき起案する担当者(以下「起案者」という。)は、即日着手することを原則とし、事案の内容により調査等に相当の日数を要するため即日着手することが困難であるときは、あらかじめ主務課長の承認を得るものとする。

2 起案文書における用字、用語、文体及び形式は、坂戸、鶴ヶ島下水道組合公文例規程(昭和54年坂戸、鶴ヶ島下水道組合訓令第1号。以下「公文例規程」という。)に定めるところによる。

3 起案に当たっては適切な日本語の使用に努めるものとし、カタカナ語、略語等の使用については、既に一般化されているものを除き、極力使用を避け、やむを得ず使用する場合は、日本語標記を併記するなど必要な処置を行うものとする。

4 起案文書(定例又は軽易なものを除く。)には、文案のほか起案理由その他決裁の参考となる事項を記載し、必要な書類又は資料を添付しなければならない。

(文書記号等)

第18条 公文例規程第2条第3号に規定する令達文書のうち通達及び指令に係るもの、同条第4号に規定する争訟文書(裁決書及び決定書並びに訴状等の訴訟に関する書面を除く。)並びに同条第7号に規定する普通文書を起案する場合は、文案に別表第1に定める文書記号を付すものとする。この場合において、文書記号の前に、通達に係るものにあっては通達を、指令に係るものにあっては指令を、また、親展文書にあっては文書記号等の前に親を付するものとする。

2 起案文書には、文書記号の後に、次に定める文書番号を付するものとする。

(1) 回答、報告、指令等収受文書に基づき作成する起案文書の文書番号は、当該収受文書に付してある文書番号

(2) 照会、通知等収受文書に基づかず当該行政庁の発議により作成する起案文書の文書番号は、第10条に規定する文書収発台帳による順番の番号

3 起案文書の内容により、文書記号と文書番号の間には、次の各号の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める文字を付さなければならない。

(1) 前項第1号の起案文書 収

(2) 前項第2号の起案文書 発

4 前2項の規定にかかわらず、庁内に発する文書については、そのいずれをも省略することができる。この場合において、文書記号及び文書番号に代えて事務連絡と表示するものとする。

5 前項の文書は、庁内ランを利用して配信することができる。

(文書の発信者名等)

第19条 文書の発信者名は、庁外あての文書にあっては、管理者名その他職務権限を有する者の職名及び氏名を用いるものとする。ただし、法令等に特別の定めがあるときは、当該法令等の定めるところによるものとする。

2 各課あての文書は、管理者名その他職務権限を有する者の職名、副管理者名、局長名及び課長名で発するものとする。この場合において、職名だけを書くものとする。

3 前2項の文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書の末尾に担当者の所属課名、職名、氏名及び連絡先を記載するものとする。

(回議)

第20条 起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。

2 起案文書の内容について重大な修正をしたときは、その修正者は、修正箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。この場合において、修正は原文が判読できるように二重線で消し、修正箇所が短いときはその上に、修正箇所が長いときはその両端に修正者が認印するものとする。

(合議)

第21条 坂戸、鶴ヶ島下水道組合事務決裁規則(平成14年坂戸、鶴ヶ島下水道組合規則第12号)に定めるもののほか、起案の内容が他の課の事務に関係がある場合は、当該起案文書を関係がある他の課長に合議しなければならない。

2 合議を受けた者が合議事項に異議がある場合は、主務課長と協議して調整するものとし、調整が整わないときは意見を付しておくものとする。

(回議及び合議に当たっての注意すべき事項)

第22条 起案文書の回議又は合議を受けた者は、当該起案文書の内容を十分に検討した上で、その所定の箇所に認印するとともに、その回議又は合議が速やかに完了するように努めなければならない。

2 坂戸、鶴ヶ島下水道組合事務専決規則(昭和62年坂戸、鶴ヶ島下水道組合規則第2号)の定めるところにより代決するときは、当該起案文書の決裁箇所に代決と朱記して認印し、後閲を要するときは後閲と記入しておかなければならない。

3 起案文書の内容が重要又は異例のものは、主務課長等責任ある者が持ち回りし、回議又は合議しなければならない。

4 主務課長は、回議又は合議の結果、起案文書の内容について重大な修正が行われたとき、又は廃案になったときは、回議又は合議済みの関係先の課長にその旨を連絡しなければならない。

(文書取扱主任の文書審査)

第23条 起案文書は、係長(係長が不在の場合にあっては、原則として課長補佐の職にある者のうちから主務課長が指名するもの)の回議を受けた後、文書取扱主任の審査を受けなければならない。

2 文書取扱主任は、起案文書の審査に当たっては、公文例規程及び第15条から第19条までの規定に基づき審査し、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。

(総務課長の文書審査等)

第24条 次に掲げるものの起案文書は、主務課長の回議を受けた後、あらかじめ総務課長が指定する職員の予備審査を経て、総務課長の審査を受けなければならない。

(1) 条例、規則、訓令及び告示

(2) 例規となる通達及び要綱

(3) 事件議決に係る議会提出議案

(4) 定例又は軽易なもの以外の契約

(5) 不服申立て及び訴訟に関するもの

(6) その他副管理者以上の者の決裁を要する文書で重要又は異例なもの

2 前項各号に規定する起案文書については、その重要性にかんがみ必ず、総務を担当する次長に合議しなければならない。

3 第1項各号に規定する起案文書のうち、財政負担を伴う事案にあっては、総務課に合議しなければならない。

(決裁年月日の記入)

第25条 起案者は、起案文書について決裁がされたときは、直ちに起案用紙の所定の欄に決裁年月日を記入しなければならない。

第4章 文書の施行

(決裁済文書の浄書等)

第26条 決裁がされた起案文書(以下「決裁済文書」という。)で起案用紙を用いて作成されたものについては、正式な文書に仕上げるために、パーソナルコンピュータ等により清書しなければならない。

2 決裁済文書で当初からパーソナルコンピュータ等で作成したものは、その記録しておいた起案文書をもとに、当該機器を利用して修正又は訂正を加えることで清書することができる。

3 前2項の規定により清書した文書は、必ず決裁済文書と照合しなければならない。この場合において、照合は読み合わせにより行うものとする。

(公印の押印)

第27条 庁外へ発送する文書は、軽易な文書を除き公印を押印し、庁内文書は原則として公印を押印しないものとする。

2 前項の場合において、軽易な文書とは、次に掲げる文書をいう。

(1) 案内状、招待状、挨拶状、礼状等で儀礼上発する文書

(2) 照会、回答、通知(全職員を対象とした軽易な通達を含む。)、報告及び依頼の文書又は経由等で直接には法律的効果を生じない文書

(3) 刊行物、資料、記念品等の送付文書

(4) 印刷して配布する軽易な文書

3 前項各号に掲げる文書のうち第2号に係る文書を送付することができる相手方は、次に掲げるものとする。

(1) 埼玉県及びその機関

(2) 埼玉県内の市町村及びその機関

(3) 押印省略を承諾したもの(埼玉県外を含む。)

4 前3項の規定にかかわらず、ファクシミリ又は電子メールにより受信したものに係る回答等は、公印の押印を省略することができる。

(押印手続)

第28条 起案者は、発送する文書を当該決裁済文書に添えて、坂戸、鶴ヶ島下水道組合公印規程(昭和44年坂戸、鶴ヶ島下水道組合訓令第1号。以下「公印規程」という。)に定める保管者に提示し、公印規程第5条第2項に規定する公印使用簿に所要の事項を記入するとともに、所定の箇所に公印の押印を受けなければならない。ただし、保管者の指示あるときは、自ら公印を押印することができる。

(公印の印影印刷)

第29条 同一内容の文書を多数印刷する場合で、使用する公印の印影(拡大又は縮小したものを含む。)を同時に印刷することが適当であるときは、印影の印刷をもって押印に代えることができる。

2 前項に係る申請手続等は、公印規程第7条の定めるところによる。

(電子計算機を用いた公印の使用)

第30条 事務処理上必要があるときは、電子計算機に記録した公印の印影(拡大又は縮小したものを含む。以下「電子記録印影」という。)を使用することによって、公印の押印に代えることができる。

2 公印規程第7条の規定は、前項の電子記録印影の申請手続等について準用する。

(文書の発送)

第31条 起案者は、文書を発送しようとするときは、必要に応じて封筒に入れ、又は包装し、宛先を明記し、書留、速達、親展その他特別な取扱いを要するものについては、その旨を明示するものとする。

2 文書を発送するときは、受信者からの問い合わせ又は返信の利用に役立つように、必ず封筒に所管する課及び係名を記入しなければならない。

3 起案者は、文書を発送したときは、直ちに起案用紙の所定の欄に施行年月日を記入しなければならない。

(総務課における文書の発送)

第32条 文書の発送は、原則として総務課において行うものとする。ただし、発送する文書が緊急を要し、又は大量の場合は、総務課長の承認を得て主務課において行うことができる。

2 起案者は、発送する文書に、前条第1項及び第2項の処理をしたときは、総務課に回付するものとする。

3 発送は、郵送、使送(直接持参を含む。)、窓口での交付、ファクシミリによる送信のいずれかの方法により行うものとする。

4 照会、回答、通知、報告及び依頼の文書で公印の押印を省略することができるものにあっては、ファクシミリにより送信することができる。

5 第27条第3項の規定は、前項のファクシミリによる送信について準用する。

6 前2項の規定にかかわらず、ファクシミリで受信した文書に係る回答、報告等は、全てファクシミリにより送信することができる。

7 電子メールにより受信した問い合わせ、照会等に係る回答、報告等は、全て電子メールにより送信することができる。

(主務課における文書の発送)

第33条 起案者は、主務課において文書を発送しようとするときは、当該発送する文書に決裁済文書を添えて文書取扱主任に提示し、その承認を得た後発送するものとする。

2 前条第3項から第7項までの規定は、前項の場合について準用する。

第5章 文書の管理

(文書の管理)

第34条 文書は、ファイリングシステムにより管理するものとする。

2 ファイリングシステムの対象となる文書は、職務上作成し、又は配布等により収受した文書であって未完結文書、完結文書を問わない。

3 ファイリングシステムの運用又は管理については、別に定めるファイリングシステムの手引に定めるところによる。

4 前3項の規定にかかわらず、法令その他の定めによりファイリングシステムにより管理することが困難な文書については、つづり込み等による製本を施し、表紙及び背表紙(様式第5号)を付け、これに適した保管庫等に収納し管理するものとする。

(ファイル基準表の作成)

第35条 主務課長は、毎会計年度の当初に、前年度末日現在で確定した文書に係るファイル基準表(様式第6号)を作成し、速やかにその写しの1部を総務課長に提出しなければならない。

2 主務課長は、ファイル基準表の提出後記載誤りを発見し、又は変更を生じたときは、直ちに総務課長に報告し、速やかに訂正後のファイル基準表を提出しなければならない。

(ファイリング事務担当者)

第36条 文書取扱主任は、ファイリングシステムを適正かつ円滑に維持管理するため、ファイリング事務担当者として次に掲げる事務を行わなければならない。

(1) ファイル基準表を作成すること。

(2) 保管文書を定例又は随時に点検すること。

(3) 文書の整理、保管、移し替え、引継ぎ及び廃棄並びにこれらの指導を行うこと。

(ファイル担当者)

第37条 係にファイル担当者を1人置く。

2 ファイル担当者は、係内の事務に精通している者のうちから主務課長が選任する。

3 ファイル担当者は、ファイリングシステムの維持管理についてファイリング事務担当者である文書取扱主任を補佐し、その指示に従わなければならない。

(文書の移替え)

第38条 主務課長は、第34条第1項に規定するファイル基準表の作成と同時にキャビネット内の文書の移替えを行うものとする。

2 主務課長は前項の移替えを行う場合で、当該文書のうち引き続き保管又は保存を要しないと認める文書があるときは、極力廃棄するように努めなければならない。

(文書の保存年限)

第39条 文書を次の表の左欄のとおり区分し、その保管又は保存する期間(以下「保存年限」という。)は、次の表の右欄に定めるとおりとする。

区分

保存年限

第1種

11年以上

第2種

10年

第3種

5年

第4種

3年

第5種

1年

2 文書の保存年限は、別表第2に定める基準に基づき主務課長が判断し、決定するものとする。

(保存年限の起算)

第40条 前条第1項に規定する保存年限の起算日は、完結文書となった日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに区分して整理する文書に係る保存年限の起算日は、完結文書となった日の属する年の翌年の4月1日からとする。

(未完結文書の整理及び保管)

第41条 未完結文書は、担当者ごとにファイルボックスに収納して整理、保管し、常に当該文書の所在を明らかにしておかなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、未完結文書のうちファイルボックスに入れて整理し、保管することが適当でないものについては、所定の場所に収納して整理し、保管するものとする。

(完結文書の区分)

第42条 完結文書は、会計年度ごとに区分し、整理しなければならない。ただし、会計年度ごとに区分することが適当でないものについては、暦年ごとに区分するものとする。

2 完結文書のうち、会計年度ごとに区分し、又は暦年ごとに区分することが適当でない文書は、前項の規定にかかわらず、現会計年度又は現年に区分することができる。

3 前項に規定する文書は、個別フォルダーの所定の箇所に、常又は常用の表示をするものとする。

(完結文書の保管)

第43条 前条の規定により区分された完結文書のうち次に掲げるものは、主務課において保管するものとする。

(1) 前会計年度及び前年の完結文書

(2) 現会計年度及び現年の完結文書

(保管文書の持ち出し制限)

第44条 主務課において保管している文書を庁外に持ち出すことはできない。ただし、やむを得ない事情により、あらかじめ主務課長の承認を得たときは、この限りでない。

(完結文書の保存)

第45条 第43条各号に規定する完結文書以外の完結文書は、毎会計年度当初に、文書用保存庫(以下「書庫」という。)又は主務課長が指定する場所に収納し、保存しなければならない。

2 主務課長は、前項の規定により保存しようとする文書のうち、第39条第1項に規定する第1種から第4種までの文書については、次に掲げる処置を行わなければならない。

(1) 個別フォルダーごとに保存年限別に区分し、ファイル基準表の配列順に文書保存箱(以下「保存箱」という。)に収納すること。

(2) 保存箱に保存箱番号、保存年限、文書内容を記載すること。

(3) 保存文書目録(様式第7号)を2部作成し、その1部を総務課長に提出すること。

3 主務課長は、文書取扱主任とともに保存箱の文書とファイル基準表を照合し誤りのないことを確認した上で、保存箱を保存年限別に整理し、書庫に収納し保存するものとする。

4 主務課長は、書庫において保存している第1種の文書であって当該文書が完結文書となってから10年を経過したときは、引き続き保存する必要があるか検討しなければならない。

5 前項の規定により引き続き保存することとなった第1種の文書に係る主務課長は、その後においても毎年度その保存の必要性について検討しなければならない。

6 主務課長は、第1種の文書の増加に対処するため、必要に応じて適宜、適切な方法をもってこれを削減し、書庫の省スペース化に努めなければならない。

(書庫の保存文書の閲覧)

第46条 書庫において保存している文書を閲覧しようとする職員は、主務課長の承認を受け、当該課長の指示に基づき所定の場所で閲覧しなければならない。

(書庫の保存文書の借用)

第47条 書庫において保存している文書を借用しようとする職員は、保存文書貸出簿(様式第8号)に所要の事項を記載し、主務課長の承認を受けなければならない。この場合において、貸出期間は2週間を限度とする。

2 保存文書を借用した職員は、当該借用した保存文書について、転貸、抜き取り、取替え等をしてはならない。

3 保存文書は、原則として庁外に持ち出すことができない。ただし、特別の事由により当該借用した保存文書を庁外に持ち出そうとするときは、あらかじめ主務課長の承認を受けなければならない。

4 保存文書を借用した職員は、その目的を達したときは速やかに当該借用した保存文書を主務課の書庫に返納しなければならない。

(文書の廃棄)

第48条 主務課の書庫において保存している文書の保存年限が経過したときは、主務課長がその文書の廃棄を決定するものとする。

2 主務課において保管している文書の保管年限が経過したときは、主務課長がその文書の廃棄を決定するものとする。

3 前2項の規定により保管又は保存する文書を廃棄する場合は、主務課において文書廃棄目録(様式第9号)を作成するものとする。ただし、第1項の規定による保存文書の廃棄においては、第45条第2項第3号に規定する保存文書目録に必要事項を記載することにより、文書廃棄目録の作成に代えることができる。

4 第1項及び第2項の規定により廃棄を決定した文書は、他に不正な利用をされない方法により処分しなければならない。

第6章 補則

(歴史的資料の移管)

第49条 前条第1項及び第2項の規定により廃棄を決定した文書のうち、歴史的資料として重要と認められるものについては、主務課長は総務課長と協議の上、当該文書を総務課へ移管するものとする。

(補則)

第50条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、事務局長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成14年5月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際、この訓令による改正前の坂戸、鶴ヶ島下水道組合文書規程に定める様式により作成された用紙又は帳簿類は、当分の間使用することができる。

附 則(平成18年訓令第6号)

この訓令は、平成19年1月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第1号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成19年訓令第6号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成21年訓令第1号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年訓令第1号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成24年訓令第1号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成26年訓令第1号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(令和元年訓令第2号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

附 則(令和3年訓令第2号)

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

附 則(令和4年訓令第1号)

1 この訓令は、公布の日から施行する。

別表第1(第18条関係)

課名

記号

総務課

坂下総

業務課

坂下業

建設課

坂下建

維持管理課

坂下維

別表第2(第39条関係)

第1種(11年以上保存する文書)

1 条例、規則、その他の重要な規程類の制定、改廃に関する文書

2 告示及び公告に関する文書で特に重要なもの

3 国の行政機関の諸令達で将来の例証となる文書のうち特に重要なもの

4 組合の訓令、通達、指令のうち特に重要なもの

5 通知、申請、届出、報告、進達等で将来の例証となる文書のうち特に重要なもの

6 予算書及び決算書(総務課所管のもの)

7 組合議会に関する文書で重要なもの(同上)

8 行政委員会等委員及び附属機関の委員の任免に関する文書

9 職員の任免、賞罰等に関する文書及び履歴書(総務課所管のもの)

10 年金、退職手当、公務災害補償裁認定書

11 行政不服審査に関する文書で重要なもの

12 訴訟に関する文書で重要なもの

13 原簿、台帳、図面等で特に重要なもの

14 調査研究報告書、統計書、年報等で特に重要なもの

15 官報、県報

16 組合有財産の得喪、変更及びこれに関する登記関係の文書

17 管理者、副管理者等の事務引継に関する文書

18 組合行政の沿革となる文書で特に重要なもの

19 組合行政の総合的な計画その他特に重要な事業の計画に関する文書

20 諮問、答申等に関する文書で特に重要なもの

21 契約書、協定書等で特に重要なもの

22 前各号に掲げるもののほか11年以上保存する必要があると認められる文書

第2種(10年保存する文書)

1 告示及び公告に関する文書で重要なもの

2 国の行政機関の諸令達で将来の例証となる文書のうち重要なもの

3 組合の訓令、通達、指令のうち重要なもの

4 通知、申請、届出、報告、進達等で将来の例証となる文書のうち重要なもの

5 組合議会に関する文書で重要なもの

6 坂戸、鶴ヶ島下水道組合表彰規則に基づく表彰に関する文書

7 監査に関する文書

8 決算を終わった工事の設計書、工事命令書及び検査復命書

9 重要な事業の計画に関する文書

10 諮問、答申等に関する文書で重要なもの

11 契約書等で重要なもの

12 前各号に掲げるもののほか、10年間保存する必要があると認められる文書

第3種(5年保存する文書)

1 組合の訓令、通達、指令で第1種及び第2種に属しないもの

2 通知、申請、届出、報告、進達等の文書

3 請願、陳情等に関する文書

4 諮問、答申等に関する文書

5 非常勤、臨時職員の雇用等に関する文書

6 予算、決算及び出納に関する文書

7 前各号に掲げるもののほか、5年間保存する必要があると認められる文書

第4種(3年保存する文書)

1 出勤簿、出張命令書、年次休暇届出簿その他の命令簿等

2 復命書

3 通知、申請、届出、報告、進達等の文書で軽易なもの

4 予算、決算及び出納に関する文書で軽易なもの

5 前各号に掲げるもののほか、3年間保存する必要があると認められる文書

第5種(1年保管する文書)

1 通知、報告、照会、回答等の文書で特に軽易なもの

2 前号に掲げるもののほか、1年間保管する必要があると認められる文書

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坂戸、鶴ヶ島下水道組合文書規程

平成14年5月1日 訓令第2号

(令和4年3月30日施行)

体系情報
第3編 組織・処務/第2章
沿革情報
平成14年5月1日 訓令第2号
平成18年12月26日 訓令第6号
平成19年4月1日 訓令第1号
平成19年10月1日 訓令第6号
平成21年3月25日 訓令第1号
平成22年3月26日 訓令第1号
平成24年3月13日 訓令第1号
平成26年3月24日 訓令第1号
令和元年12月23日 訓令第2号
令和3年3月11日 訓令第2号
令和4年3月30日 訓令第1号